Bewerbungs- / Reservations-Setup
Hier legen Sie fest, wie Bewerbungen für ein Projekt ablaufen: wer das Dossier auswählt, welche E-Mails verschickt werden, welche Prüfungen laufen, wer vor dem Vertragsversand freigeben muss und wie Besichtigungen gebucht werden.
Der Menüeintrag heisst je nach Projekttyp Bewerbungs-Setup (Miete) oder Reservations-Setup (Verkauf). Den Projekttyp legen Sie im Projekt-Setup fest. Ist noch keiner gesetzt, zeigt HELLO OS die Bezeichnung für Miete.
Voraussetzungen
- Rolle Mandantenadmin.
- Das Projekt hat mindestens eine Sprache (siehe Projekt-Setup). Ohne Sprache lassen sich E-Mail-Vorlagen und Zustimmungstexte nicht bearbeiten.
- Einheiten, Status und Navigator werden von Beyonity eingerichtet.
Speichern
Die meisten Einstellungen speichern Sie gemeinsam mit Speichern in der Reiterleiste. Eigene Speichern-Buttons haben die Zustimmungs-Checkboxen und jede E-Mail-Vorlage im Reiter Kommunikation.
Öffnen Sie den Bereich auf einem Gebäude, gelten die meisten Einstellungen trotzdem für das ganze Projekt.
Dossierauswahl & Rechtliches
Reiter Dossierauswahl & Rechtliches, Karte Dossierauswahl: Legen Sie fest, wer das Dossier auswählt, das eine Einheit erhält.
- Manuell (Standard): Die Vermarktung bzw. Bewirtschaftung prüft die Dossiers und wählt eines aus. Einheiten werden während des Ausfüllens nicht blockiert; beliebig viele Personen können sich gleichzeitig bewerben.
- Max. Bewerbungen pro Einheit: 1 bis 10 oder Unbegrenzt (Standard). Sobald eine Einheit so viele Bewerbungen erhalten hat, erhält sie automatisch den Status Reserviert.
- Automatisch: HELLO OS wählt das Dossier aus. Die erste bewertete Bewerbung für eine Einheit erhält den Zuschlag. Während des Ausfüllens blockiert die bewerbende Person die Einheit für 20 Minuten.
Übrige Bewerber absagen, wenn ein Vertrag unterschrieben ist: Sobald ein unterschriebener Vertrag für eine Einheit bestätigt ist, werden alle übrigen offenen Bewerbungen für die Einheit automatisch auf Inaktiv gesetzt und die Bewerbenden per E-Mail benachrichtigt. Gilt in beiden Modi. Bei neuen Projekten ist die Option ausgeschaltet. Versendet wird die Vorlage Absage: Wohnung anderweitig vergeben; ihren Text passen Sie im Reiter Kommunikation an.
Karte Einzug: wann die neue Mieterschaft einzieht.
- Übergabetermin: der früheste Tag, an dem eine Einheit des Projekts bezogen werden kann. Eine Einheit mit eigenem, späterem Datum behält dieses. Wird das Projekt wiedervermietet, gibt es keinen Übergabetermin; jede Einheit ist ab ihrem eigenen Datum frei.
- Einzugsregel: Fester Termin (Bewerbende übernehmen den frühestmöglichen Termin der Einheit) oder Flexibles Fenster (Bewerbende wählen einen Termin innerhalb einiger Monate ab Übergabe oder ab Ende ihrer Kündigungsfrist, wenn diese später liegt). Dazu Kündigungsfrist der Bewerbenden (0 bis 6 Monate), Wahlfenster (1 bis 6 Monate) und Mietbeginn am (1. des Monats, 1. oder 16. des Monats oder Jeder Tag).
- Ohne eigene Auswahl gelten die Werte aus den Projektstandards › Vermietungsprozess Ihres Mandanten.
Beim Auswählen eines Dossiers bestätigen Sie den Mietbeginn. Die Bewerbungsliste zeigt ihn in der Spalte Einzug.
Welche Hinweise der Dialog beim Auswählen des Dossiers zum Mietbeginn zeigt (ausserhalb des Fensters, Leerstand, geändertes Datum) und dass der Mietbeginn bei Wiedervermietung Pflicht ist, ist aus dem Code übernommen, aber noch nicht in der App nachgestellt.
Karte Rechtliche Zustimmung: die Checkboxen, die Bewerbende vor dem Absenden bestätigen müssen.
- Klicken Sie auf Anpassen. Ohne eigene Einstellung übernimmt das Projekt die Checkboxen Ihres Mandanten.
- Fügen Sie mit Checkbox hinzufügen eine Checkbox hinzu. Erfassen Sie den Text der Checkbox in jeder Projektsprache und markieren Sie sie bei Bedarf als Pflicht.
- Um Wörter zu verlinken, markieren Sie sie im Text und wählen ein Ziel (externe URL oder gehostete Seite).
- Speichern Sie die Karte. Mit Mandanten-Standard verwenden kehren Sie zu den Checkboxen des Mandanten zurück.
Kommunikation
Der Reiter Kommunikation enthält die E-Mail-Vorlagen: alle E-Mails, die Bewerbende, Referenzpersonen und Ihr Team im Prozess erhalten, gruppiert nach Schritt:
- Bewerbung: z. B. Bewerbung in Abklärung, Bewerbung angenommen, die Absagen und Rückzug der Bewerbung.
- Vertragsunterzeichnung: Erinnerung Unterzeichnung (nach 24 Stunden) und Letzte Erinnerung Unterzeichnung (nach 36 Stunden).
- Freigabe: Freigabe erteilt (an das Team) und Freigabe abgelehnt (an das Team).
- Referenzen: Referenzanfragen und -erinnerungen an Arbeitgeber und Vermieter.
- Besichtigung: Einladung zur Bewerbung nach der Besichtigung.
- Warteliste: Bestätigungen und Warteliste: Wohnung frei.
Jede E-Mail gibt es in einer Sie- und einer Du-Fassung. Hinaus geht die Fassung, die der Ansprache im Projekt-Setup entspricht. Mit Anrede wählen Sie, welche Fassung Sie bearbeiten; zu Beginn ist die Fassung gewählt, die das Projekt sendet. Ohne eigene Formulierung gilt der Text aus den Projektstandards › Kommunikation Ihres Mandanten, sonst der von Beyonity. Ausnahme: Erinnerung Unterzeichnung (nach 24 Stunden) und Letzte Erinnerung Unterzeichnung (nach 36 Stunden) begrüssen auch in der Sie-Fassung mit dem Vornamen, und auf Französisch, Italienisch und Englisch gibt es sie nur in der informellen Fassung.
Die Eingangsbestätigung, die Bewerbende erhalten, sobald ihre Bewerbung eingereicht ist (bei kostenpflichtigen Bewerbungen nach der Zahlung), ist hier nicht aufgeführt; ihren Text können Sie nicht anpassen.
Eigene Formulierung erfassen
- Klappen Sie die Vorlage und die gewünschte Sprache auf. Ein Hinweis zeigt, welche Formulierung heute versendet wird (Plattform-Standard, Projekt, Mandant oder Ihre eigene).
- Passen Sie Betreff und Text an. Platzhalter fügen Sie über die Variablen-Buttons ein;
{{footer}}ist die Mandanten-Signatur mit Logo und rechtlichen Links. - Prüfen Sie das Ergebnis mit Vorschau.
- Speichern Sie. Die Vorlage erhält den Status Eigene Formulierung.
Mit Eigene Formulierung versenden schalten Sie Ihre Formulierung aus, ohne sie zu löschen; die Sprache versendet dann wieder die darunterliegende Formulierung.
Bei Absage: Bonitätsprüfung steht zusätzlich der Schalter Bei roter Bonitätsprüfung automatisch absagen. Ausgeschaltet bleibt eine Bewerbung mit roter Bonitätsprüfung für Ihr Team offen, und es wird nichts verschickt, bis jemand entscheidet.
Prüfung & Tragbarkeit
Reiter Prüfung & Tragbarkeit, Karte Referenzprüfungen:
- Automatische Referenzprüfungen aktivieren (Standard: aus): HELLO OS fordert Referenzen per E-Mail an, bevor die Bewerbung manuell geprüft wird.
- Arbeitgeber-Referenz anfragen und Vermieter-Referenz anfragen: Mindestens eine Referenzart muss aktiv bleiben.
- Referenzen pro Person (nur wenn beide aktiv sind): Beide, sofern vorhanden (Standard), Eine – bevorzugt Vermieter oder Eine – bevorzugt Arbeitgeber. Bei einer bevorzugten Referenz wird die andere nur angefragt, wenn für die bevorzugte kein Kontakt vorliegt.
Referenzen werden nur automatisch angefragt, wenn die Tragbarkeit die Zusage-Schwelle einhält. Liegt sie zwischen Zusage- und Absage-Schwelle, wartet die Bewerbung auf eine manuelle Prüfung.
Karte Bonitätsprüfung: der Schalter Bei roter Bonitätsprüfung automatisch absagen, derselbe wie im Reiter Kommunikation. Er speichert sofort. Standard: aus.
Karte Tragbarkeitsprüfung: die Tragbarkeits-Schwellen für dieses Projekt.
- Absage-Schwelle: Liegt die Miete über diesem Anteil des Einkommens, lehnt HELLO OS die Bewerbung ab.
- Zusage-Schwelle: Bis zu diesem Anteil gilt die Miete ohne Vorbehalt als tragbar.
- Die Karte zeigt bei jeder Schwelle, woher sie stammt: aus dem Projekt, einem übergeordneten Objekt oder den Projektstandards.
- Mit Für dieses Projekt anpassen setzen Sie eigene Werte (25 bis 45 %) und übernehmen sie mit Anwenden. Ändern können das nur Mandantenadmins.
Gilt für das Projekt keine Absage-Schwelle, prüft HELLO OS weder Tragbarkeit noch Bonität und fragt keine Referenzen automatisch an. Die Karte weist darauf hin.
Die Buttons E-Mail anpassen öffnen die zugehörige E-Mail-Vorlage, dieselbe wie im Reiter Kommunikation.
Ohne eigene Werte übernimmt das Projekt Referenzprüfung und Schwellen aus den Projektstandards. Alle Einstellungen dieses Reiters speichern Sie mit Speichern in der Reiterleiste, ausser dem Schalter für die automatische Absage.
Ausstattung & Kautionen
Reiter Ausstattung & Kautionen:
- Karte Kaution: Kautionshöhe (1 bis 6 Monatsmieten) und Kautionsanbieter. Ohne eigene Werte gilt der Standard aus den Projektstandards, sonst 3 Monatsmieten bei Homie.
- Karte Parkplatz-Bewirtschaftung:
- Kündigungsfrist für Parkplätze (30 bis 180 Tage). Ohne eigenen Wert gilt der Standard aus den Projektstandards des Mandanten, sonst die Vertragsvorlage.
- Mieter ohne Parkplatz zuerst benachrichtigen, sobald einer frei wird (Standard: ein). Wird ein Parkplatz frei, erfahren es zuerst die Mietenden des Projekts ohne Parkplatz, dann VIPs, dann die übrige Warteliste. Ausgeschaltet: zuerst VIPs, dann alle anderen.
- Vergabe-Priorität (nur bei automatischer Dossierauswahl): Wer zuerst kommt, mahlt zuerst (Standard) oder Mieter des Gebäudes zuerst. Im zweiten Fall warten Bewerbungen von Personen, die nicht im Gebäude wohnen, die Wartezeit für Nicht-Mieter ab (Standard: 24 Stunden). Von Hand zuweisen können Sie jederzeit.
Die Karten Parkplätze und Hobbyräume speichern noch nichts (siehe Bekannte Einschränkungen).
Besichtigungen & Freigaben
Reiter Besichtigungen & Freigaben. Die beiden Freigabe-Karten bilden eine Kette: zuerst die interne Freigabe, dann die Eigentümer-Freigabe. Ist mindestens eine aktiv, geht der Vertrag erst nach allen Freigaben hinaus.
Karte Interne Freigabe:
- Schalten Sie Interne Freigabe vor dem Vertragsversand verlangen ein.
- Wählen Sie die Rolle der freigebenden Person:
- Zuständiges Team: ein Mitglied eines Teams, das der Einheit zugewiesen ist.
- Teamleitung: eine Teamleitung eines der Einheit zugewiesenen Teams.
- Bestimmte Person: eine namentlich gewählte Person aus Ihrem Mandanten.
- Wählen Sie Erinnern nach (Tagen): 1 bis 10 Tage oder Keine Erinnerung.
Die freigebende Person erhält eine E-Mail und eine Aufgabe und wird im gewählten Abstand erinnert, bis sie entscheidet.
Karte Eigentümer-Freigabe: Mit Eigentümer-Freigabe vor dem Versand des Vertrags verlangen geben die Nutzer des Eigentümers das Dossier direkt aus der E-Mail oder in HELLO OS frei. Die E-Mail ist fest vorgegeben und zeigt Solvenz, Bonität und die Personen des Dossiers.
Karte Besichtigungen: Gilt als Standard für neue Leerstände und ist pro Einheit änderbar.
- Standard verwenden (Standard): keine eigene Regel; es gilt die übergeordnete Einstellung, auch wenn sie sich später ändert. Die Karte nennt, was gerade gilt. Ohne jede Einstellung gelten Einzelbesichtigungen ohne Bewerbungspflicht.
- Einzelbesichtigungen: Jede bewerbende Person bucht einen eigenen Termin.
- Gruppenbesichtigungen: Mehrere Personen besuchen denselben Termin. Max. Teilnehmende pro Termin: 1 bis 50.
- Bewerbung vor Besichtigung erforderlich: Ja, es muss zuerst eine Bewerbung vorliegen oder Nein, jede interessierte Person kann buchen.
Gut zu wissen
- Wird eine Freigabe abgelehnt, wird die Bewerbung inaktiv gesetzt und die Einheit wieder frei. Ihr Team erhält Freigabe abgelehnt (an das Team).
- Wurde die Freigabekette über die API komplexer eingerichtet, als die Karten es abbilden, verweigert HELLO OS das Speichern mit dem Hinweis Die Freigabekette dieses Projekts wurde über die API so eingerichtet, dass diese Karten sie nicht abbilden können (ein benanntes Team, mehrere interne Schritte oder eine Erinnerung, die keine ganzen Tage umfasst). Bitte dort ändern oder einen Admin fragen.
- Bewerbungspflicht vor Besichtigung wirkt auch auf die Portal-Antwort: Statt Besichtigung buchen erhält die anfragende Person den Link zum Bewerbungsformular.
- Termine können bis 6 Stunden vor Beginn gebucht werden. Gebuchte Personen werden 24 und 8 Stunden vorher erinnert. 5 Minuten nach Beginn einer Besichtigung geht Einladung zur Bewerbung nach der Besichtigung hinaus.
- Die Besichtigungsregeln gelten pro Mandant: Vermarkten mehrere Mandanten dasselbe Projekt, hat jeder seine eigene Regel.
- Einige E-Mails gehen immer in der Projektsprache hinaus, weil von der empfangenden Person keine Sprache hinterlegt ist.