Teams
Mit Teams legen Sie fest, wer für welche Einheiten zuständig ist. Ein Team hat Mitglieder, eine Teamleitung und Verantwortlichkeiten, also die Einheiten, die es betreut. HELLO OS nutzt diese Zuordnung für Benachrichtigungen, Freigaben und Aufgaben.
Voraussetzungen
- Rolle Mandantenadmin.
- Die künftigen Mitglieder sind bereits Benutzer Ihres Mandanten, nicht nur eingeladen. Siehe Benutzer & Einladungen.
Solange Ihr Mandant kein Team hat, sieht Operations alle Leads, Bewerbungen und Mieter. Sobald Sie das erste Team anlegen, sieht Operations nur noch Personen zu den Einheiten seiner Teams, und wer in keinem Team ist, sieht keine Personen mehr. Legen Sie deshalb die Teams für alle Einheiten und alle Operations-Mitglieder in einem Zug an.
Hat eine Einheit kein Team, erhalten die Mandantenadmins die Benachrichtigungen zu ihr. Freigaben, die an das Team oder die Teamleitung gehen, erreichen dann aber niemanden: Das Dossier bleibt in Freigabe ausstehend, und auch Mandantenadmins können es nicht freigeben. Weisen Sie die Einheit einem Team zu und fassen Sie im Dossier mit Erneut erinnern nach.
Team erstellen
- Öffnen Sie Mandant › Team & Zugang › Teams und klicken Sie auf Team erstellen.
- Geben Sie den Team-Name ein, z. B. «Vermietung Zürich». Der Name muss im Mandanten eindeutig sein.
- Optional: ein Alias, z. B. «VZH». HELLO OS schlägt einen aus dem Namen vor.
- Wählen Sie die Mitglieder und danach aus ihnen den Team-Leader.
- Wählen Sie die Objekte, die das Team betreut.
- Klicken Sie auf Erstellen.
Team bearbeiten
Klicken Sie in der Liste auf ein Team. Die Seite hat drei Abschnitte:
- Allgemein: Name und Alias.
- Mitglieder: Mitglieder hinzufügen oder entfernen und die Teamleitung bestimmen. Die Leitung ist immer ein Mitglied des Teams. Entfernen Sie die Leitung aus dem Team, müssen Sie eine neue wählen.
- Verantwortlichkeiten: die Einheiten, die das Team betreut.
Speichern Sie Name, Alias und Mitglieder mit Team speichern.
Einheiten zuweisen
- Klicken Sie im Abschnitt Verantwortlichkeiten auf Einheiten zuweisen.
- Die Auswahl zeigt Ihre Projekte, darunter die Objektarten und die Einheiten. Setzen Sie das Häkchen bei einem ganzen Projekt, einer Objektart oder einzelnen Einheiten. Mit Objekt oder Einheit suchen finden Sie ein bestimmtes Objekt.
- Bestätigen Sie. HELLO OS meldet Die Einheiten des Teams wurden aktualisiert.
Ein Häkchen beim Projekt weist die Einheiten zu, die zu diesem Zeitpunkt existieren und die Ihr Mandant betreut. Kommen später Einheiten dazu, sind sie nicht automatisch dabei. Die Auswahl zeigt pro Objekt, wie viele Einheiten zugewiesen sind; öffnen Sie sie nach neuen Einheiten erneut und setzen Sie das Häkchen noch einmal.
Team löschen
Öffnen Sie das Team und klicken Sie auf Löschen, oder markieren Sie mehrere Teams in der Liste. Die Mitglieder bleiben im Mandanten, verlieren aber ihre Team-Zuordnung.
Ein Team, das noch Einheiten betreut, lässt sich nicht löschen. Weisen Sie die Einheiten zuerst einem anderen Team zu.
Wofür Teams verwendet werden
- Benachrichtigungen: Neue Leads, Bewerbungen, gebuchte oder abgesagte Besichtigungen und Vertragsschritte zu einer Einheit gehen an das Team dieser Einheit. Ohne Team erhalten die Mandantenadmins sie ersatzweise.
- Freigaben: Ein Freigabeschritt kann an das Team einer Einheit oder nur an dessen Leitung gehen. Siehe Freigabe & Vertrag.
- Aufgaben: Eskalierte Aufgaben gehen an die Teamleitung der betroffenen Einheit.
- Sichtbarkeit: Mitglieder ohne die Rolle Mandantenadmin sehen Aufgaben und Besichtigungen nur für die Einheiten ihrer Teams. Die Rolle Operations sieht zudem Leads, Bewerbungen und Mieter nur zu diesen Einheiten. Siehe Rollen & Berechtigungen.
- Erwähnungen: Nur Teams mit Alias lassen sich in Notizen erwähnen. Siehe Notizen & Erwähnungen.
Gut zu wissen
- Mitglieder mit den Rollen Analyst, Entwickler oder KI-Agent sowie blockierte Benutzer werden nie um eine Freigabe gebeten, auch wenn sie in einem Team sind.
- Ein Benutzer kann in mehreren Teams gleichzeitig sein und in einem Team die Leitung haben, in einem anderen nicht. Nehmen Sie ihn in ein neues Team auf, bleibt er in seinen bisherigen Teams.
- Unter Konto sieht jede Person, in welchen Teams sie ist.
- Ein Team behält eine Einheit nur, solange Ihr Mandant sie betreut, sie also besitzt oder über ein gültiges Mandat hält. Endet das Mandat, weil es abläuft oder widerrufen wird oder der Eigentümer Sie als Dienstleister entfernt, gibt das Team auf dieser Einheit ab sofort weder Sicht noch Freigaberechte. Aus den Verantwortlichkeiten verschwindet sie spätestens nach einer Stunde.