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Freigabe & Vertrag

Haben Sie ein Dossier geprüft und bewertet, wählen Sie es für die Einheit aus. Verlangt das Projekt eine Freigabe, müssen zuerst die freigebenden Personen zustimmen. Danach geht der Mietvertrag zur elektronischen Unterschrift über Skribble an die Bewerbenden.

Voraussetzungen​

  • Die Bewerbung hat den Status Bewertet mit Note A, B oder C. Mit Note D wird kein Vertrag angeboten.
  • Keine andere Bewerbung hält die Einheit bereits (Freigabe ausstehend, Versendet, Bewerber unterschrieben oder Mieter).
  • Ob und von wem eine Freigabe nötig ist, legen Sie im Bewerbungs-Setup fest, Reiter Besichtigungen & Freigaben: Interne Freigabe (Zuständiges Team, Teamleitung oder Bestimmte Person, mit Erinnern nach (Tagen)) und danach die Eigentümer-Freigabe. Einrichten können das nur Mandantenadmins.
  • Freigeben dürfen nur die Personen, die der aktuelle Schritt nennt. Bei der Eigentümer-Freigabe sind das die Mandantenadmins und Operations-Mitglieder des Eigentümers. Die Rollen Analyst und Entwickler werden nie gefragt und können nicht freigeben.
  • Geht ein Schritt an das Team oder die Teamleitung, braucht die Einheit ein Team. Ohne Team erreicht die Anfrage niemanden, und das Dossier bleibt stehen.

Dossier auswählen​

  1. Öffnen Sie das Dossier.
  2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf Vertrag senden. Verlangt das Projekt eine Freigabe, heisst der Button Freigabe anfragen & Vertrag senden.
  3. Prüfen Sie Einheit und Miete im Dialog und bestätigen Sie.

Ohne Freigabe geht der Vertrag sofort hinaus, die Bewerbung wird Versendet. Mit Freigabe wird sie Freigabe ausstehend, und HELLO OS meldet Freigabe angefragt. In beiden Fällen hält dieses Dossier ab jetzt die Einheit: Kein anderes Dossier lässt sich für sie auswählen. Den Status der Einheit ändert das nicht.

Arbeitet das Projekt mit automatischer Dossierauswahl, erhält die erste Bewerbung einer Einheit, die Bewertet erreicht, die Einheit – ohne Vergleich der Noten. Auch dann gilt die Freigabe.

Freigeben oder ablehnen​

Die Personen des aktuellen Schritts erhalten eine E-Mail mit Solvenz, Haushaltseinkommen, Bonität und allen Personen des Dossiers. Interne freigebende Personen erhalten zusätzlich eine Aufgabe. Entscheiden können Sie an drei Orten:

  • im Dossier, Abschnitt Freigabe, mit Freigeben oder Ablehnen;
  • im Portfolio-Cockpit, Reiter Freigaben, auch für mehrere Dossiers auf einmal;
  • über die Links in der E-Mail. Sie öffnen das Dossier; HELLO OS fragt dort nochmals nach, bevor es entscheidet.

Optional erfassen Sie einen Kommentar (optional).

Der Abschnitt zeigt jeden Schritt mit Status (Offen, Freigegeben, Abgelehnt, Hinfällig) und den Daten Benachrichtigt, Zuletzt erinnert und Entschieden. Wer nicht selbst entscheidet, kann mit Erneut erinnern nachfassen.

  • Freigeben: Der nächste Schritt ist dran. Nach dem letzten Schritt geht der Vertrag automatisch hinaus. Schlägt der Versand fehl, fällt die Bewerbung auf Bewertet zurück und Sie können sie erneut auswählen.
  • Ablehnen: Alle weiteren Schritte werden hinfällig, die Bewerbung wird Inaktiv und die Einheit ist wieder frei für andere Bewerbungen.

HELLO OS erinnert im eingestellten Abstand, bis der Schritt entschieden ist.

Unterschrift​

Die Bewerbenden erhalten eine E-Mail von Skribble, dem Dienst für die elektronische Unterschrift. Solange niemand unterschrieben hat, erinnert HELLO OS nach 24 und 36 Stunden.

48 Stunden zum Unterschreiben

Hat nach 48 Stunden niemand der Bewerbenden unterschrieben, wird die Bewerbung Inaktiv, und die Einheit ist wieder frei. Sagen Sie den Bewerbenden beim Auswählen, dass sie zwei Tage Zeit haben. Soll es trotzdem dieses Dossier werden, reaktivieren Sie die Bewerbung und wählen Sie es erneut aus.

Haben die Bewerbenden unterschrieben, wird die Bewerbung Bewerber unterschrieben. Jetzt unterschreibt Ihre Seite:

  1. Öffnen Sie das Dossier. In der Werkzeugleiste steht pro Vertrag ein Button mit der E-Mail der nächsten unterzeichnenden Person, z. B. Einheit unterschreiben oder Parkplatz unterschreiben.
  2. Klicken Sie darauf und unterschreiben Sie in Skribble.

Offene Unterschriften über alle Projekte finden Sie im Cockpit unter Unterschriften. Sind alle Verträge unterschrieben, wird die Bewerbung zum Mietverhältnis.

Der Abschnitt Vertrag im Dossier zeigt Versanddatum und das Dokument, bei mehreren Verträgen (z. B. Parkvertrag) jeden einzeln.

Einheiten mit angebundener Verwaltungssoftware​

Wird der Vertrag in einer angebundenen Verwaltungssoftware erstellt, heisst die Aktion Dossier auswählen (bzw. Freigabe anfragen & Dossier auswählen). HELLO OS übermittelt das Dossier und zeigt Warten auf Garaio, bis die Vertragsunterlagen zurück sind. Danach starten Sie mit Zum Signieren senden die Unterschrift.

Gut zu wissen​

  • Deaktivieren Sie eine Bewerbung mit versendetem Vertrag, teilt die Standard-E-Mail den Bewerbenden mit, dass sie nicht mehr unterschreiben müssen.
  • Wird die Freigabe im Projekt ausgeschaltet, bleiben bereits wartende Dossiers in Freigabe ausstehend.
  • Steht ein Dossier nach der letzten Freigabe noch in Freigabe ausstehend, versendet HELLO OS den Vertrag innert etwa einer halben Stunde selbst. Schlägt der Versand fehl, fällt die Bewerbung wie oben auf Bewertet zurück.

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