Bewerbungen & Dossiers
Unter Bewerbungen sehen Sie alle eingereichten Bewerbungen eines Projekts. Jede Bewerbung ist ein Dossier mit allen Personen des Haushalts, ihren Angaben und Unterlagen. Hier prüfen und bewerten Sie Dossiers und wählen am Ende eines für den Vertrag aus.
Voraussetzungen
- Die Rollen Analyst und Entwickler sehen diese Seite nicht, weil sie Personendaten enthält.
- Angaben im Dossier korrigieren können Mandantenadmin und Operations.
Bewerbungen finden
Die Liste ist nach Status gruppiert. Mit den Statusfiltern über der Tabelle blenden Sie Gruppen ein und aus: Neu, In Prüfung, Bewertet, Freigabe ausstehend, Versendet, Bewerber unterschrieben, Inaktiv und Abgelehnt. Den Filter Freigabe ausstehend sehen Sie nur, wenn das Projekt eine Freigabe verlangt oder ein Dossier noch darauf wartet. Mieter stehen auf der eigenen Seite Mieter, Entwürfe erscheinen nicht.
Mehrere markierte Bewerbungen können Sie gemeinsam anschreiben oder deaktivieren.
Statusablauf
| Status | Bedeutung | Wie er entsteht |
|---|---|---|
| Ausstehende Zahlung | Eingereicht, eine Zahlung steht aus. | Beim Einreichen, wenn eine bewerbende Person die kostenpflichtige Bonitätsprüfung gewählt hat und keine gültige Prüfung (jünger als 90 Tage) besitzt. Nach der Zahlung wird die Bewerbung Neu. |
| Neu | Eingereicht, noch niemand hat sie angeschaut. | Beim Einreichen. |
| In Prüfung | Wird geprüft. | Sobald Sie ein Feld bewerten, oder automatisch nach der Bonitätsprüfung (siehe Referenzen & Bonität). |
| Bewertet | Hat eine Gesamtbeurteilung. | Wenn Sie Bewerten ausführen, oder automatisch nach einer grünen Bonitätsprüfung. |
| Freigabe ausstehend | Ausgewählt, wartet auf Freigabe. | Siehe Freigabe & Vertrag. |
| Versendet | Vertrag zur Unterschrift versendet. | Siehe Freigabe & Vertrag. |
| Bewerber unterschrieben | Die Bewerbenden haben unterschrieben. | Automatisch nach der Unterschrift. |
| Mieter | Mietverhältnis. | Wenn alle Verträge unterschrieben sind. |
| Inaktiv | Aus dem Rennen, kann reaktiviert werden. | Durch Deaktivieren, Rückzug durch die Bewerbenden, abgelehnte Freigabe, abgelaufenen Vertrag oder – falls im Projekt eingestellt – weil eine andere Bewerbung für die Einheit zum Mietverhältnis wurde. |
| Abgelehnt | Von HELLO OS abgelehnt. | Automatisch, wenn die Tragbarkeit oder die Bonitätsprüfung nicht reicht, oder wenn eine angebundene Verwaltungssoftware die Einheit als nicht mehr vermietbar meldet. |
Alle Status mit Farbe finden Sie in der Status-Übersicht.
Dossier öffnen
Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Dossier. Die Abschnitte klappen Sie einzeln oder mit Alle erweitern auf:
- Freigabe – nur, wenn eine Freigabe läuft oder lief.
- Vertrag – sobald ein Vertrag versendet ist.
- Gesamtbeurteilung – Ihre Bewertungen, der Rang gegenüber den anderen Bewerbungen für dieselbe Einheit und die Einschätzung zum Mietermix.
- Personenhistorie – alle Bewerbungen dieser Personen, auch in anderen Projekten.
- Verlauf mit Änderungen, Nachrichten und Notizen.
- Haushalt, Referenzen, Solvenz, Kreditwürdigkeit, Personen und die aktuelle Wohnsituation. Unter Kreditwürdigkeit steht pro erwachsener Person auch die Sanktionslisten-Prüfung; ein Treffer erscheint als Abzeichen im Kopf des Abschnitts.
Dossier bewerten
- Klicken Sie auf Bewerten (bei Neu und In Prüfung in der Werkzeugleiste) oder im Abschnitt Gesamtbeurteilung auf Beurteilen.
- Wählen Sie eine Note von A bis D.
- Schreiben Sie einen Bewertungsgrund und bestätigen Sie.
Die Bewerbung wechselt auf Bewertet. Mit Note D wird ihr kein Vertrag angeboten.
Zusätzlich bewerten Sie einzelne Angaben direkt am Feld. Die erste Feldbewertung setzt eine neue Bewerbung auf In Prüfung.
Sind noch Unterlagen zu prüfen (siehe unten), ist Bewerten gesperrt.
Dokumentenprüfung
Hat Beyonity für Ihren Mandanten die Dokumentenprüfung eingeschaltet, liest eine KI die hochgeladenen Unterlagen und vergleicht sie mit den Angaben im Formular. Werte, die unsicher gelesen, von den Bewerbenden korrigiert oder von einem Befund betroffen sind, markiert sie zur Prüfung.
- Im Dossier trägt eine betroffene Unterlage den Hinweis Zu prüfen. Solange die Prüfung läuft, steht dort Dokumente werden geprüft.
- Der Hauptbutton der Werkzeugleiste heisst dann Prüfen (3). Bis alle Punkte erledigt sind, lässt sich das Dossier weder bewerten noch auswählen.
So prüfen Sie:
- Klicken Sie auf Prüfen (3). Das Fenster Dokumentenprüfung zeigt die Unterlage mit dem markierten Wert.
- Prüfen Sie den Wert und die Dokumentart. Haben die Bewerbenden einen Wert korrigiert, beantworten Sie Wer hatte recht?.
- Notieren Sie bei Bedarf, was Ihnen aufgefallen ist, und klicken Sie auf Erledigen.
Fehlt eine Unterlage oder ist sie zu alt, fordern Sie sie in der Liste der Unterlagen mit Anfordern an.
Angaben korrigieren
Klappen Sie den Abschnitt auf und klicken Sie auf das Stift-Symbol neben dem Titel. Sie bearbeiten alle Felder des Abschnitts für alle Personen und speichern gemeinsam. Die Änderung gilt nur für diese Bewerbung, nicht für die Person in Leads oder anderen Bewerbungen. Berechnete Werte wie das Gesamteinkommen rechnet HELLO OS neu.
Unterlagen
- Dokumente: Sie laden eine Datei für eine Person hoch und wählen die Dokumentart.
- Anfordern: Sie wählen eine erwachsene Person und die Unterlagen und klicken auf Anfrage senden. Die Person erhält eine E-Mail mit Upload-Link. Mit Alle 3 Tage erinnern erinnert HELLO OS bis zu dreimal (standardmässig alle 3 Tage). 72 Stunden nach der letzten Erinnerung erhalten Sie eine Aufgabe. Der Link bleibt standardmässig 21 Tage gültig. Ging die E-Mail nicht hinaus, liegt der Link in Ihrer Zwischenablage.
Weitere Aktionen
- Herz: markiert die Favorisierte Bewerbung. Pro Einheit kann nur eine Bewerbung favorisiert sein.
- Fahne: setzt ein Lesezeichen.
- Notizen und Messenger: interne Notiz oder Nachricht an die Bewerbenden.
Bewerbung deaktivieren oder reaktivieren
- Klicken Sie auf das rote Pause-Symbol (Deaktivieren).
- Wählen Sie den Grund für die Deaktivierung.
- Entscheiden Sie bei Kunden per E-Mail benachrichtigen?, ob die Bewerbenden eine E-Mail erhalten. Standard ist die Standard-E-Mail; Sie können auch eine Vorlage wählen oder selbst schreiben.
- Klicken Sie auf Deaktivieren.
Eine inaktive Bewerbung holen Sie mit Reaktivieren zurück. Sie erhält wieder Bewertet, wenn sie schon eine Bewertung hat, sonst In Prüfung.
Gut zu wissen
- Bewerbende können ihre Bewerbung über einen Link in ihren E-Mails selbst zurückziehen, solange sie Ausstehende Zahlung, Neu, In Prüfung oder Bewertet ist. Ist ihr Dossier ausgewählt, geht das nicht mehr. Die Bewerbung wird dann Inaktiv.
- Bei Bewerbungen in Abgelehnt und Inaktiv löscht HELLO OS die Personendaten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Sie beträgt standardmässig 365 Tage ab dem letzten Statuswechsel.