Besichtigungen
Besichtigungen legen Sie pro Einheit als Termine fest. Leads buchen einen Platz selbst, im Navigator oder über einen Besichtigungslink. HELLO OS verschickt Bestätigungen, Erinnerungen und nach dem Termin die Einladung zur Bewerbung.
Voraussetzungen
- Die Art der Besichtigung legen Sie im Projekt fest: Einzelbesichtigungen oder Gruppenbesichtigungen, die Höchstzahl Max. Teilnehmende pro Termin und ob eine Bewerbung vor der Besichtigung nötig ist. Siehe Bewerbungs-Setup, Reiter Besichtigungen & Freigaben. Ohne Einstellung gilt: Einzelbesichtigungen, ohne Bewerbungspflicht.
Termine festlegen
- Öffnen Sie die Einheit unter Objekte & Einheiten.
- Klicken Sie auf Besichtigungstermine definieren.
- Erfassen Sie pro Termin Datum, Von und Bis. Weitere Termine fügen Sie mit Termin hinzufügen hinzu.
- Tragen Sie bei Durchführende Person die E-Mail-Adresse der Person ein, die die Besichtigung durchführt, z. B. die heutige Mieterschaft.
- Ändern Sie bei Bedarf Max. Teilnehmer pro Termin. Leer gelassen, gilt der Wert des Projekts.
- Schreiben Sie unter Info für Teilnehmer Hinweise für die Teilnehmenden, z. B. wo man klingelt.
- Klicken Sie auf Definieren.
Die Termine sind sofort buchbar. Durchführende Person und Hinweise gelten für alle Termine der Einheit.
Termine ändern oder entfernen
- Durchführende Person und Hinweise können Sie jederzeit ändern.
- Einen Termin mit Buchungen können Sie nicht verschieben. Entfernen Sie ihn und legen Sie einen neuen an. Beim Entfernen zeigt HELLO OS, wie viele Plätze gebucht sind; alle Teilnehmenden erhalten eine Absage per E-Mail.
- Hat jemand anders die Termine gleichzeitig geändert, speichert HELLO OS nichts. Laden Sie mit Termine neu laden neu und ändern Sie nochmals.
Folgetermine bleiben zunächst geschlossen
Liegen mehrere Termine hintereinander, öffnet HELLO OS sie nicht alle gleichzeitig. Eine Buchung hält die folgenden Termine geschlossen, bis der davor vergeben ist, damit Ihre Besichtigungen ohne Lücken aufeinanderfolgen. Im Modal steht, wie viele Termine Leads gerade buchen können.
Leads zur Buchung einladen
- Hat das Projekt einen veröffentlichten Navigator, buchen Leads direkt auf der Seite der Einheit.
- Sonst kopieren Sie auf der Einheit den Besichtigungslink und senden ihn dem Lead, z. B. über den Messenger.
- Mit Besichtigungstermine anfragen kopieren Sie einen Link für die heutige Mieterschaft. Darüber schlägt sie Zeitfenster vor, in denen sie die Wohnung zeigen kann. HELLO OS zeigt Ihnen diese Vorschläge nicht an; legen Sie die Termine selbst wie oben beschrieben an (siehe Bekannte Einschränkungen).
Buchungen verfolgen
- Auf dem Lead im Abschnitt Besichtigungen.
- Unter Leads in der Ansicht Mit Besichtigungstermin.
- Im Portfolio-Cockpit, Reiter Besichtigungen, über alle Projekte.
Eine Buchung hat einen dieser Status: Gebucht, Wahrgenommen, Nicht erschienen oder Abgesagt.
Termin absagen
- Wählen Sie unter Leads → Mit Besichtigungstermin den Filter Bevorstehend.
- Markieren Sie die Termine und klicken Sie auf Absagen.
- Bestätigen Sie.
Sie sagen immer den ganzen Termin ab, auch für weitere Personen im selben Termin. Alle Angemeldeten erhalten eine E-Mail.
Leads sagen ihren Termin über den Link in der Bestätigung selbst ab. Die durchführende Person kann über ihren eigenen Link den ganzen Termin absagen und einen Grund angeben. Ab Beginn des Termins ist keine Absage über einen Link mehr möglich.
Gut zu wissen
- Buchbar ist ein Termin bis 6 Stunden vor Beginn.
- Leads erhalten eine Bestätigung sowie Erinnerungen 24 und 8 Stunden vor dem Termin.
- Sagt ein Lead seinen Termin selbst ab, erhält er eine Bestätigung der Absage. Sie enthält, wenn möglich, einen Link, um einen neuen Termin zu buchen.
- Die durchführende Person und das zuständige Team werden bei jeder Buchung benachrichtigt. Hat die Einheit kein Team, gehen die Benachrichtigungen an die Mandantenadmins.
- 5 Minuten nach Beginn erhält der Lead eine E-Mail mit der Einladung, sich zu bewerben.
- Nach Ende des Termins setzt HELLO OS jede Buchung automatisch auf Wahrgenommen. Das heisst nur, dass der Termin vorbei ist.
- Ist im Projekt eine Bewerbung vor der Besichtigung verlangt, können nur Personen mit Bewerbung buchen.
- Den Status Nicht erschienen kann niemand setzen, auch HELLO OS nicht. Wer nicht erschienen ist, halten Sie in einer Notiz fest. Siehe Bekannte Einschränkungen.