Notizen & Erwähnungen
Notizen halten interne Informationen zu einer Bewerbung oder einem Lead fest. Mit @ erwähnen Sie darin Kolleginnen und Kollegen, die dann benachrichtigt werden; mit # verknüpfen Sie andere Datensätze. Notizen sieht nur Ihr Team, nie die Bewerbenden.
Voraussetzungen
- Zugriff auf die Bewerbung oder den Lead, zu dem Sie die Notiz schreiben.
Notiz schreiben
- Öffnen Sie eine Bewerbung oder einen Lead.
- Klicken Sie auf Notizen. In der Bewerbung finden Sie den Button in der Werkzeugleiste und im Abschnitt Verlauf.
- Geben Sie Notiz Titel und Notiz Inhalt ein. Beide Felder sind Pflicht.
- Erwähnen oder verknüpfen Sie im Inhalt bei Bedarf Personen und Datensätze (siehe unten).
- Klicken Sie auf Speichern.
Die Notiz erscheint im Verlauf des Datensatzes.
Eine gespeicherte Notiz lässt sich in HELLO OS nicht bearbeiten oder löschen. Prüfen Sie Titel und Inhalt deshalb vor dem Speichern.
Erwähnen und verknüpfen
Im Inhalt gilt, was unter dem Feld steht: Mit @ eine Kollegin oder einen Kollegen erwähnen, mit # einen Datensatz verknüpfen.
@öffnet eine Auswahl von Personen (Kollege/in) und Teams (Team). Erwähnte Personen erhalten unter Aktuell den Eintrag „… hat Sie erwähnt“. Bei einem Team werden alle Mitglieder benachrichtigt. Teams erscheinen nur, wenn sie einen Kurznamen haben.#verknüpft einen Datensatz: Projekt, Einheit, Kontakt, Bewerbung, Lead, Aufgabe, Mieter/in oder Vertrag. Verknüpfungen benachrichtigen niemanden; sie erscheinen als anklickbarer Verweis.
Die Auswahl zeigt nur Personen und Datensätze, auf die Sie selbst Zugriff haben.
Wo Erwähnungen funktionieren
- in Notizen zu Bewerbungen und Leads,
- in der Beschreibung und in Kommentaren einer Aufgabe,
- in Kommentaren zu einer Benachrichtigung unter Aktuell.
Siehe Aufgaben & Benachrichtigungen.
Gut zu wissen
- Wer den Datensatz nicht sehen darf, wird trotz Erwähnung nicht benachrichtigt. HELLO OS meldet das nach dem Speichern: Nicht alle wurden benachrichtigt.
- Erwähnungen lassen sich in den Einstellungen nicht abschalten.
- Sie selbst werden nicht benachrichtigt, wenn Sie sich erwähnen oder ein Team erwähnen, dem Sie angehören.
- Wird ein verknüpfter Datensatz gelöscht, bleibt der Verweis durchgestrichen stehen.
- Ändern Sie eine Aufgabenbeschreibung, wird niemand ein zweites Mal für dieselbe Erwähnung benachrichtigt.
- Im Messenger zeigt der Filter für Erwähnungen Konversationen, in denen Sie erwähnt wurden.