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Berechtigung: Nachrichten · Ansehen

Messenger

Im Messenger führen Sie den E-Mail-Verkehr mit Bewerbenden und Leads an einem Ort. Jede Konversation gehört zu einer Bewerbung oder zu einem Lead; Antworten der Gegenseite landen im selben Verlauf.

Voraussetzungen​

  • Rolle Mandantenadmin oder Operations: Konversationen lesen, Nachrichten senden, archivieren und eigene Vorlagen verwalten.
  • Vorlagen für die ganze Organisation freigeben können nur Mandantenadmins.

Konversation öffnen​

Den Messenger öffnen Sie über den Eintrag unten im Seitenmenü. Die Zahl am Eintrag zeigt ungelesene Konversationen.

  1. Wählen Sie den Reiter Bewerber (Konversationen zu Bewerbungen) oder Leads (Konversationen zu Anfragen).
  2. Grenzen Sie die Liste bei Bedarf mit den Filtern oberhalb der Liste ein: alle, ungelesene oder solche, in denen Sie erwähnt wurden.
  3. Klicken Sie auf eine Konversation. Solange keine ausgewählt ist, steht rechts Wählen Sie links eine Konversation.

Die Kopfzeile zeigt, soweit vorhanden, Status, Bewertung, Haushalt und Einzugsdatum sowie eine Karte der Einheit. Ein Klick auf die Karte öffnet die Einheit. Je nach Stand führt ein Button zum Datensatz: Zur Anfrage, Zur Bewerbung oder Zum Mieter. Mit dem Zurück-Button der Zielseite kehren Sie in die Konversation zurück.

Aktionen in der Kopfzeile​

  • Anrufen: startet einen Anruf über Ihr Telefonprogramm. Nur aktiv, wenn eine Telefonnummer hinterlegt ist.
  • Aufgabe erstellen: legt eine Aufgabe an, die bereits mit Einheit, Liegenschaft und Kontakt der Konversation verknüpft ist. Siehe Aufgaben & Benachrichtigungen.
  • Bewerbung markieren: markiert die Bewerbung. Nur bei Bewerbungen.
  • Weitere Aktionen → Archivieren: markiert die Konversation nach einer Rückfrage als archiviert.

Nachricht senden​

  1. Schreiben Sie Ihre Nachricht ins Feld Nachricht. Der Betreff ist durch die Konversation vorgegeben.
  2. Fügen Sie bei Bedarf Anhänge hinzu.
  3. Prüfen Sie die Empfänger. Vorausgefüllt ist die Person der Bewerbung oder des Leads. Zusätzlich können Sie Kolleginnen und Kollegen suchen und hinzufügen.
  4. Senden Sie die Nachricht.

Die Nachricht geht als E-Mail an die Gegenseite. Entfernen Sie die Gegenseite aus den Empfängern und adressieren Sie nur Kolleginnen und Kollegen, wird die Nachricht zu einer internen Team-Notiz: Sie wird nicht verschickt und ist nur für Mitglieder Ihrer Organisation sichtbar.

Vorlagen​

Vorlagen fügen Sie beim Schreiben mit einem Klick in das Nachrichtenfeld ein. HELLO OS ersetzt dabei Platzhalter wie {{salutation}}, {{lastName}}, {{unitName}}, {{projectName}}, {{senderName}} sowie die Links {{bookViewingUrl}}, {{applicationUrl}} und {{navigatorUnitUrl}} durch die Werte der Konversation.

Die Sprache der Vorlage richtet sich nach der Sprache der Gegenseite, sonst nach der Projektsprache, sonst nach der Standardsprache der Vorlage.

Es gibt drei Arten von Vorlagen:

  • Standardvorlagen von Beyonity, z. B. Terminvereinbarung, Unterlagen anfordern, Absage, Eingangsbestätigung. Sie können sie nutzen, aber nicht ändern. Drei davon sind standardmässig angeheftet: Terminvereinbarung, Unterlagen anfordern und Absage.
  • Vorlagen Ihrer Organisation, für alle Mitglieder sichtbar. Anlegen und ändern können nur Mandantenadmins.
  • Persönliche Vorlagen, nur für Sie sichtbar.

Verwalten Sie Vorlagen über das Zahnrad-Symbol Vorlagen verwalten neben den Schnellantworten.

Vorlage anlegen​

  1. Klicken Sie im Dialog auf das Plus-Symbol Neue Vorlage .
  2. Erfassen Sie Bezeichnung und wählen Sie die Kategorie .
  3. Als Mandantenadmin schalten Sie Für Organisation freigeben ein, damit alle Mitglieder die Vorlage sehen. Ohne diesen Schalter ist die Vorlage persönlich.
  4. Erfassen Sie pro Sprache Betreff und Nachricht . Jede Sprache, die Sie beginnen, braucht beides.
  5. Klicken Sie auf Speichern .

Bestehende Vorlagen ändern oder löschen Sie über die Symbole am Ende ihrer Zeile.

Schnellantworten anheften​

In der Liste des Dialogs macht der Schalter Schnellantwort eine Vorlage zur Schnellantwort über dem Nachrichtenfeld. Ihre Auswahl gilt nur für Sie. Solange Sie nichts ändern, sind die drei standardmässig angehefteten Vorlagen aktiv.

Gut zu wissen​

  • Ein Platzhalter, für den kein Wert vorliegt (z. B. keine Anrede), bleibt leer. Prüfen Sie den Text vor dem Senden.
  • Neue eingehende Nachrichten erscheinen ohne Neuladen, solange HELLO OS geöffnet ist.
Antworten lösen keine Benachrichtigung aus

Schreibt eine bewerbende Person oder ein Lead zurück, erscheint das nur hier im Messenger, an der Zahl neben dem Menüeintrag. Unter Aktuell entsteht kein Eintrag, auch wenn Sie die Art Eine neue Nachricht trifft ein eingeschaltet haben. Schauen Sie deshalb regelmässig in den Messenger. Siehe Bekannte Einschränkungen.

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