Aufgaben & Benachrichtigungen
Unter Aufgaben sehen Sie, was bei Ihnen ansteht: im Reiter Aktuell was passiert ist, im Reiter Aufgaben was zu tun ist. Beide gelten projektübergreifend und sind über das Seitenmenü unten erreichbar.
Voraussetzungen
- Keine besondere Berechtigung. Jede Person sieht ihre eigenen Benachrichtigungen und die Aufgaben, die für sie sichtbar sind.
Aufgabenliste
Die Liste startet im Segment Meine Aufgaben. Die Zahl hinter jedem Segment zählt über die ganze Liste, auch wenn ein anderes Segment offen ist.
| Segment | Inhalt |
|---|---|
| Alle | Alle sichtbaren Aufgaben, auch abgeschlossene |
| Meine Aufgaben | Offene Aufgaben, die Ihnen zugewiesen sind |
| Team-Aufgaben | Offene Aufgaben, die nicht Ihnen zugewiesen sind, auch nicht zugewiesene |
| Diese Woche fällig | Offen, fällig ab heute bis Sonntag |
| Human in the Loop | Offene Aufgaben, die das System für einen Entscheid durch einen Menschen erstellt hat |
| Überfällig | Offen, Fälligkeitsdatum vor heute |
| Erledigt | Status Erledigt, ohne Abgebrochen |
Mit dem Filter Nur dieses Projekt beschränken Sie die Liste auf das gewählte Projekt. Markieren Sie mehrere Zeilen, um sie gemeinsam mit Bearbeiten zu ändern oder mit Löschen zu löschen.
Aufgabe erstellen
- Klicken Sie auf Aufgabe erstellen.
- Geben Sie einen Aufgabenname ein. Nur dieses Feld ist Pflicht.
- Setzen Sie bei Bedarf Beschreibung, Verantwortlicher, Fälligkeitsdatum, Priorität und Aufgabentyp.
- Klicken Sie auf Erstellen.
Eine Aufgabe können Sie mit einer Einheit, einer Liegenschaft und einem Kontakt verknüpfen. Aus dem Messenger erstellte Aufgaben sind bereits verknüpft.
Wiederholung: Nur der Typ Wiedervorlage kann sich wiederholen (Wöchentlich, Monatlich, Jährlich), und nur mit Fälligkeitsdatum. Die nächste Aufgabe entsteht erst, wenn Sie die aktuelle abschliessen. Eine nie abgeschlossene Wiederholung kommt also nicht wieder.
Aufgabe bearbeiten
Die Detailseite zeigt Details (Status, Verantwortliche, Fälligkeit, Priorität), Beschreibung, Checklisten, Kommentare und Aktivität. In Beschreibung und Kommentaren können Sie mit @ Personen erwähnen, siehe Notizen & Erwähnungen. Anhänge werden nicht gespeichert (siehe Bekannte Einschränkungen).
Mit Teilen kopieren Sie einen Privater Link oder senden die Aufgabe an Personen. Der Link allein gewährt keinen Zugriff. Soll die Person die Aufgabe öffnen können, setzen Sie Ihnen zusätzlich Zugriff auf diese Aufgabe geben.
Wer welche Aufgaben sieht
- Zugewiesene Personen und die erstellende Person sehen eine Aufgabe immer.
- Mandantenadmins sehen alle Aufgaben ihrer Organisation.
- Übrige Mitglieder sehen Aufgaben ohne Einheit und Liegenschaft sowie Aufgaben zu Einheiten ihrer Teams.
- Eigentümer und Projektentwickler sehen Aufgaben der beauftragten Vermarkter zu ihren eigenen Einheiten, nicht umgekehrt.
Löschen dürfen die erstellende Person, zugewiesene Personen und Mandantenadmins.
Aktuell
Der Reiter Aktuell sammelt Ihre Benachrichtigungen, gruppiert nach Heute, Gestern usw. Über Alle, Wichtig und Gelesen filtern Sie die Liste.
- Datensatz öffnen springt zum betroffenen Datensatz.
- Gelesen markiert einen Eintrag als gelesen, Als gelesen markieren alle markierten Zeilen.
- Benachrichtigung markieren legt den Eintrag unter Wichtig ab.
- Mit Kommentar hinzufügen diskutieren Sie eine Benachrichtigung mit allen, die sie ebenfalls erhalten haben.
Benachrichtigungen einstellen
Unter Konto → Benachrichtigungen wählen Sie Wie viel Sie erfahren:
- Standard: alle Benachrichtigungen (Voreinstellung).
- Fokussiert: nur Erwähnungen, Ihre Aufgaben und Freigaben, die Sie betreffen.
- Angepasst: Sie schalten einzelne Arten oder ganze Gruppen aus. Neue Arten sind automatisch eingeschaltet.
Erwähnungen, Freigabeanfragen und Freigabe-Erinnerungen sind Immer aktiv. Die vollständige Liste finden Sie unter Benachrichtigungstypen.
Diese Einstellungen gelten für Aktuell in der App.
Was zusätzlich per E-Mail kommt
Die meisten Ereignisse sehen Sie nur unter Aktuell. Einige schickt HELLO OS Ihrem Team zusätzlich per E-Mail.
| Ereignis | E-Mail an | Auch unter Aktuell |
|---|---|---|
| Besichtigung gebucht oder abgesagt | Team der Einheit und durchführende Person | ja |
| Freigabe angefragt und Erinnerungen | die freigebenden Personen; interne zusätzlich als Aufgabe | ja |
| Vertrag nach der letzten Freigabe versendet | Team der Einheit | ja |
| Freigabe abgelehnt | Team der Einheit | ja |
Hat die Einheit kein Team, gehen diese E-Mails an die Mandantenadmins.
Nur unter Aktuell erscheinen unter anderem neue Leads, eingereichte und zurückgezogene Bewerbungen, ausgewählte Dossiers, Vertragsschritte sowie bald fällige und überfällige Aufgaben. Antworten von Bewerbenden erscheinen nur im Messenger.
Gut zu wissen
- Über eigene Aktionen werden Sie nie benachrichtigt.
- Gelöschte Aufgaben werden nach 30 Tagen endgültig entfernt.
- Interessenten mit einem Navigator-Konto stellen dort selbst ein, welche E-Mails sie erhalten: neue Treffer zum Suchprofil, freie Wohnungen auf der Warteliste und Änderungen an gemerkten Wohnungen. Jede dieser E-Mails verweist auf diese Einstellungen und lässt sich auch direkt abbestellen. E-Mails zu einer laufenden Bewerbung, einer Besichtigung oder zum Konto lassen sich nicht abbestellen. Mit Ihren Einstellungen hier hat das nichts zu tun.