Rollen & Berechtigungen
Jedes Mitglied Ihres Mandanten hat genau eine Rolle. Die Rolle bestimmt, welche Bereiche im Menü erscheinen und welche Aktionen möglich sind. Die Rolle vergeben Sie beim Einladen und können sie später ändern. Siehe Benutzer & Einladungen.
Voraussetzungen
- Rollen vergeben und ändern können nur Mandantenadmins.
- Ihre eigene Rolle und Ihre Berechtigungen sehen Sie unter Konto im Abschnitt Mandanten & Berechtigungen.
Die Rollen
Mandantenadmin verwaltet die Organisation und hat alle Rechte, die ein Mandant haben kann: Benutzer, Teams, Stammdaten, Portalverträge und Kosten, Projekteinrichtung, Mietermix, alle Leads, Bewerbungen und Mieter, Freigaben und den Messenger. Den Bereich Mandant sieht sonst nur die Rolle Entwickler, und zwar für die Webhooks (siehe unten).
Operations ist die Rolle für die tägliche Vermarktung und Bewirtschaftung. Operations bearbeitet Leads, Bewerbungen und Mieter, korrigiert eingereichte Dossiers, sieht Bonitätsunterlagen, schreibt im Messenger, erteilt Freigaben als Eigentümervertreter und sieht die Performance. Operations kann Projekte nicht einrichten und sieht die Organisationseinstellungen nicht.
Analyst liest Zahlen: Portfolio, Objekte und Performance. Personendaten wie Leads, Bewerbungen und Mieter sind ausgeblendet, ebenso der Messenger.
Entwickler ist die Rolle für die technische Anbindung. Sie richtet unter Mandant › Integrationen › Webhooks die Webhooks des Mandanten ein und sieht im Projekt-Setup nur den Reiter Schnittstellen. Personendaten, Performance und Messenger sind ausgeblendet; um Freigaben wird diese Rolle nie gebeten.
KI-Agent ist für das technische Konto des HELLO Agent bestimmt: Performance und Bonität lesen, Nachrichten senden. Keine Freigaben.
Übersicht
| Mandantenadmin | Operations | Analyst | Entwickler | |
|---|---|---|---|---|
| Portfolio, Objekte, Aufgaben | ja | ja | ja | ja |
| Leads, Bewerbungen, Mieter | ja | ja | – | – |
| Dossier korrigieren, Person hinzufügen | ja | ja | – | – |
| Freigaben erteilen | ja | ja | – | – |
| Bonitätsunterlagen ansehen | ja | ja | – | – |
| Messenger | ja | ja | – | – |
| Nachrichtenvorlagen mit dem Mandanten teilen | ja | – | – | – |
| Performance | ja | ja | ja | – |
| Portalkosten | ja | – | – | – |
| Configuration: Projekt-Setup, Aktionen, Bewerbungs-Setup, Mietermix | ja | – | – | – |
| Mandant › Integrationen › Webhooks | ja | – | – | ja |
| Configuration: Schnittstellen | – | – | – | ja |
| Mandant › Integrationen › Schnittstellen | ja | – | – | ja |
| Mandant: Stammdaten, Benutzer, Teams, Projektstandards, Portalkosten | ja | – | – | – |
| Mandant › Integrationen › Portale: Zugänge zu den Portalen | ja | – | – | ja |
Die Rolle Entwickler sieht unter Mandant nur Integrationen, nicht die Stammdaten, Benutzer oder Projektstandards.
Die vollständige Liste der Berechtigungsbereiche finden Sie unter Rollen & Berechtigungen (Referenz).
Teams schränken die Sicht ein
Hat Ihr Mandant Teams angelegt, sehen Mitglieder ohne die Rolle Mandantenadmin Aufgaben und Besichtigungen nur für die Einheiten, die ihren Teams zugewiesen sind. Mandantenadmins sehen immer den ganzen Mandanten. Hat Ihr Mandant noch keine Teams, sieht auch Operations den ganzen Mandanten. Siehe Teams.
Für die Rolle Operations gilt die Einschränkung auch für Personen: In einem Mandanten mit Teams sieht Operations Leads, Bewerbungen, Mieter und die Unterhaltungen mit ihnen nur zu den Einheiten seiner Teams (sowie zu Leads, die auf ein Gebäude oder Projekt erfasst sind, in dem eine dieser Einheiten liegt). Ist ein Operations-Mitglied in keinem Team, sieht es in diesem Mandanten keine Personen.
Mit dem ersten Team, das Sie anlegen, gilt diese Einschränkung sofort für alle Operations-Mitglieder. Siehe Teams. ::: Für die anderen Rollen schränken Teams Leads, Bewerbungen und Mieter nicht ein.
Gut zu wissen
- Berechtigungen gelten pro Mandant. Sind Sie in zwei Mandanten Mitglied, haben Sie in jedem nur die Rechte Ihrer dortigen Rolle.
- Operations kann eingereichte Dossiers korrigieren.
- Eine Rollenänderung greift sofort. Die betroffene Person arbeitet ab ihrer nächsten Aktion mit den neuen Rechten weiter, ohne sich neu anmelden zu müssen.