Von null bis live: ein Projekt einrichten
Diese Seite zeigt alle Schritte, bis ein neues Projekt Anfragen und Bewerbungen annimmt: wer jeden Schritt erledigt, ob er Pflicht ist, was ohne Ihr Zutun gilt und wo Sie das Ergebnis sehen. Sie setzt voraus, dass Ihr Mandant eingerichtet ist (siehe Erste Schritte als Mandantenadmin).
Die Einrichtung im Projekt erledigen Mandantenadmins. Mit «Beyonity» ist Ihr Beyonity-Projektteam gemeint.
Der Weg im Überblick
| # | Schritt | Wer | Pflicht? | Ohne Ihr Zutun gilt |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Projekt und Einheiten anlegen | Beyonity | Pflicht | – |
| 2 | Preise und Status der Einheiten | Beyonity | Pflicht | alle Einheiten Verfügbar |
| 3 | Dienstleister beauftragen | Eigentümer | nur mit Vermarkter oder Bewirtschafter | kein Mandat |
| 4 | Grunddaten im Projekt-Setup | Sie | Pflicht | Anrede Du (informell), keine Sprache |
| 5 | Rechtstexte | Sie | Pflicht | Links und Checkboxen des Mandanten |
| 6 | Bewerbungsprozess | Sie | empfohlen | siehe unten |
| 7 | Teams zuweisen | Sie | empfohlen | Benachrichtigungen an Mandantenadmins |
| 8 | Antwort auf Portalanfragen | Sie | empfohlen | allgemeine Eingangsbestätigung |
| 9 | Navigator aufbauen und veröffentlichen | Beyonity | nur für Vermarkter und Bewirtschafter | kein Navigator |
| 10 | Vermarktungsphase setzen | Sie | Pflicht | – |
| 11 | Inserate veröffentlichen | Sie | optional | keine Inserate |
Die Termine für die Schritte von Beyonity (1, 2 und 9) vereinbart Ihr Beyonity-Projektteam mit Ihnen beim Projektstart.
1. Projekt und Einheiten anlegen
Wer: Beyonity. Senden Sie Ihrem Projektteam die Liste der Einheiten (z. B. als Excel-Liste), den Eigentümer und, falls vorhanden, den beauftragten Vermarkter oder Bewirtschafter.
Wo sichtbar: Das Projekt erscheint im Portfolio-Cockpit, die Einheiten unter Objekte.
Ist das Projekt an eine Verwaltungssoftware angebunden, übernimmt Beyonity die Einheiten von dort.
2. Preise und Status
Wer: Beyonity. Preise und Status der Einheiten können Sie nicht selbst ändern.
Wo sichtbar: Unter Objekte, im Navigator und als Vorbelegung neuer Inserate.
3. Dienstleister beauftragen
Wer: der Eigentümer, im Projekt-Setup › Dienstleister.
Vermietet ein Vermarkter oder Bewirtschafter für Sie, erteilen Sie ihm dort ein Mandat für das ganze Projekt, einzelne Objektarten oder einzelne Einheiten. Seine Benutzer arbeiten danach mit diesen Einheiten, und er veröffentlicht sie in seinem Navigator.
Vermieten Sie selbst, überspringen Sie diesen Schritt.
4. Grunddaten im Projekt-Setup
Wer: Sie, unter Projekt-Setup, Reiter Identität & Branding und Standort & Lokalisierung.
- Sprachoptionen: Pflicht. Ohne Sprache lassen sich weder E-Mail-Vorlagen noch Portal-Antworten noch Rechtstexte erfassen.
- Ansprache: Standard ist Du (informell). Stellen Sie auf Sie (formell), wenn Ihre Bewerbenden mit «Sie» angesprochen werden sollen. Das gilt für Navigator, Bewerbungsformular und E-Mails.
- Branding: CI-Farben und Logo für die öffentlichen Seiten des Projekts.
- Adresse und Land: für die Karte, die Inserate und den Mietermix.
- Vertragsunterzeichnung (nur Eigentümer): wer die Verträge auf Ihrer Seite unterschreibt. Ohne Eintrag gelten die Unterzeichnenden der Vertragsvorlage.
5. Rechtstexte
Wer: Sie. Das Projekt übernimmt die Links und Zustimmungs-Checkboxen aus Ihren Projektstandards. Nur wenn das Projekt eigene braucht, passen Sie sie unter Aktionen & Inhalte (Links) und im Bewerbungs-Setup (Checkboxen) an.
Wo sichtbar: in der Fusszeile des Navigators und der öffentlichen Seiten, auf der Startseite des Bewerbungsformulars.
6. Bewerbungsprozess
Wer: Sie, im Bewerbungs-Setup. Schwellen, Referenzprüfung und Kaution übernimmt das Projekt aus Ihren Projektstandards, wenn Sie im Projekt nichts ändern. Prüfen Sie vor dem Start:
| Einstellung | Standard | Ändern, wenn … |
|---|---|---|
| Dossierauswahl | Manuell, beliebig viele Bewerbungen pro Einheit | Sie die Zahl der Bewerbungen begrenzen oder HELLO OS das erste passende Dossier wählen lassen möchten |
| Übrige Bewerber absagen, wenn ein Vertrag unterschrieben ist | aus | die übrigen Bewerbenden automatisch eine Absage erhalten sollen, sobald die Einheit vermietet ist |
| E-Mail-Vorlagen | Texte von Beyonity | Sie eigene Formulierungen möchten |
| Automatische Absage bei roter Bonität | aus: Ihr Team prüft rote Ergebnisse selbst | HELLO OS solche Bewerbungen selbst ablehnen und die Absage verschicken soll |
| Tragbarkeits-Schwellen | aus den Projektstandards des Mandanten; von Beyonity keine | immer prüfen: ohne Absage-Schwelle keine Tragbarkeits- und Bonitätsprüfung |
| Referenzprüfungen | aus | HELLO OS Arbeitgeber und Vermieter selbst anfragen soll |
| Kaution | 3 Monatsmieten, Homie | Ihr Projekt andere Bedingungen hat |
| Freigaben vor dem Vertragsversand | keine | jemand intern oder der Eigentümer zustimmen muss |
| Besichtigungen | Einzeltermine, ohne Bewerbungspflicht | Sie Gruppenbesichtigungen machen oder nur Bewerbende einladen möchten |
Den Mietermix bewertet HELLO OS standardmässig mit Richtwerten von Beyonity. Passen Sie die Ziele an oder schalten Sie ihn aus.
7. Teams zuweisen
Wer: Sie, unter Teams. Weisen Sie die Einheiten des neuen Projekts einem Team zu. Eine frühere Zuweisung «ganzes Projekt» erfasst neue Einheiten nicht; setzen Sie das Häkchen erneut.
Ohne Team gehen die Benachrichtigungen zu diesen Einheiten an die Mandantenadmins, und Freigaben durch ein Team erreichen niemanden.
8. Antwort auf Portalanfragen
Wer: Sie, im Projekt-Setup › Portal-Kommunikation. Ohne eigene Antwort erhalten Personen, die über ein Portal anfragen, die allgemeine Eingangsbestätigung. Mit eigener Antwort können Sie direkt auf die Besichtigungsbuchung, das Bewerbungsformular oder den Navigator verweisen.
9. Navigator
Wer: Beyonity baut den Navigator mit 3D-Ansicht, Fassaden, Touren und Filtern auf und veröffentlicht ihn. Den Button Vorschau & Veröffentlichen brauchen Sie dafür nicht.
Einen eigenen Navigator erhalten nur Vermarkter und Bewirtschafter. Siehe den nächsten Abschnitt, wenn Sie Eigentümer oder Projektentwickler sind.
Wo sichtbar: Auf jeder Einheit erscheint Zum Navigator; die Besucherzahlen zeigt Performance.
10. Vermarktungsphase setzen
Wer: Sie, im Projekt-Setup, Feld Projektphasen. Die Phase entscheidet, ob das Projekt schon Bewerbungen annimmt:
- Teaser und Vorvermarktung: Interessenten melden sich über das Kontaktformular und erscheinen als Leads. Die Einheit bietet den Link Lead-Link.
- Ab Vermarktung: Das Projekt nimmt Bewerbungen an. Die Einheit bietet den Link Bewerbungslink.
Setzen Sie die Phase erst um, wenn die Schritte 4 bis 7 erledigt sind.
11. Inserate veröffentlichen
Wer: Sie, pro Einheit, unter Portale & Inserate. Die Karte jedes Portals zeigt, ob das Inserat online ist oder was fehlt.
Als Eigentümer oder Projektentwickler ohne eigenen Navigator
Eigentümer und Projektentwickler erhalten keinen eigenen Navigator. Sie haben zwei Wege:
- Sie beauftragen einen Vermarkter oder Bewirtschafter (Schritt 3). Er vermarktet die Einheiten in seinem Navigator; Sie behalten den Überblick und geben, falls eingestellt, Dossiers vor dem Vertragsversand frei.
- Sie vermieten selbst, ohne Navigator. Die Einheit zeigt dann statt Zum Navigator den Link Besichtigungslink. Diesen Link und den Link Bewerbungslink verteilen Sie selbst, z. B. in Inseraten, als QR-Code oder über den Messenger. Beachten Sie, dass eine Portal-Antwort nur hinausgeht, wenn ein Link verfügbar ist.
Bereit für den Start?
- Sprache, Anrede und Branding sind gesetzt.
- Impressum und Datenschutz erscheinen in der Fusszeile.
- Die Standards im Bewerbungs-Setup sind geprüft.
- Jede Einheit hat ein Team.
- Der Navigator ist veröffentlicht, oder Sie verteilen die Links selbst.
- Die Vermarktungsphase ist gesetzt.