Vermietung auf einen Blick
Diese Seite zeigt den ganzen Weg von der ersten Anfrage bis zum Mietverhältnis auf einer Seite: was jeden Schritt auslöst, welche E-Mails die Bewerbenden erhalten, wie Ihr Team davon erfährt und welche Fristen laufen. Die Details stehen auf den verlinkten Seiten.
Der Ablauf
| # | Schritt | Auslöser | Status danach |
|---|---|---|---|
| 1 | Lead | automatisch (Formular, Portal, Warteliste, Buchung) oder Sie erfassen ihn | – |
| 2 | Besichtigung | der Lead bucht selbst | Gebucht |
| 3 | Bewerbung | der Lead reicht das Formular ein | Neu |
| 4 | Prüfung | automatisch, dann Sie | In Prüfung, Bewertet oder Abgelehnt |
| 5 | Auswahl | Sie, oder HELLO OS bei automatischer Dossierauswahl | Freigabe ausstehend oder Versendet |
| 6 | Freigabe | nur wenn eingestellt; die freigebenden Personen | Versendet oder Inaktiv |
| 7 | Vertrag | die Bewerbenden, dann Ihre Seite | Bewerber unterschrieben |
| 8 | Mietverhältnis | automatisch, sobald alle unterschrieben haben | Mieter |
Schreibt eine bewerbende Person oder ein Lead zurück, entsteht keine Benachrichtigung. Die Antwort erscheint nur im Messenger. Schauen Sie dort regelmässig nach.
Wie Ihr Team informiert wird
Benachrichtigungen gehen an das Team der Einheit. Hat die Einheit kein Team, gehen sie an die Mandantenadmins.
- Per E-Mail und unter Aktuell: gebuchte und abgesagte Besichtigungen, ein nach allen Freigaben versendeter Vertrag, eine abgelehnte Freigabe. Die freigebenden Personen erhalten jede Freigabeanfrage per E-Mail, interne zusätzlich als Aufgabe.
- Nur unter Aktuell: neue Leads, eingereichte und zurückgezogene Bewerbungen, ausgewählte Dossiers, Vertragsschritte, erledigte Unterlagen-Anfragen.
Welche Arten Sie sehen, stellt jede Person unter Benachrichtigungen ein. Siehe Aufgaben & Benachrichtigungen.
1. Lead
Eine Person meldet Interesse an: über das Kontaktformular, ein Immobilienportal, eine Warteliste oder eine Besichtigungsbuchung. Telefonische Anfragen erfassen Sie selbst.
- E-Mail an den Lead: bei einer Portalanfrage Ihre Portal-Antwort oder die allgemeine Eingangsbestätigung.
- Ihr Team: Benachrichtigung «neuer Lead».
- Mehr: Interessenten
2. Besichtigung
Der Lead bucht einen Termin, den Sie für die Einheit festgelegt haben: im Navigator oder über den Buchungslink.
- E-Mails an den Lead: Bestätigung mit Absage-Link, Erinnerungen 24 und 8 Stunden vorher, 5 Minuten nach Beginn die Einladung, sich zu bewerben.
- Ihr Team und die durchführende Person: E-Mail bei jeder Buchung und jeder Absage.
- Fristen: Buchbar bis 6 Stunden vor Beginn. Der Lead kann bis zum Beginn absagen.
- Nach dem Termin steht die Buchung auf Wahrgenommen, auch wenn niemand kam.
- Mehr: Besichtigungen
3. Bewerbung
Der Lead füllt das Bewerbungsformular aus und reicht es ein. Wählt jemand den HELLO Trust Check, steht die Bewerbung zuerst auf Ausstehende Zahlung und wird erst nach der Zahlung Neu.
- E-Mail an die Bewerbenden: Eingangsbestätigung mit Link zum Zurückziehen, sobald die Bewerbung Neu ist.
- Ihr Team: Benachrichtigung «Bewerbung eingereicht». Neue Bewerbungen stehen auch im Portfolio-Cockpit, Reiter Neue Bewerbungen.
4. Prüfung
HELLO OS prüft Tragbarkeit und Bonität selbst, sobald die Ergebnisse vorliegen:
| Ergebnis | Status | E-Mail an die Bewerbenden |
|---|---|---|
| Grün und tragbar | Bewertet, Note A | «Bewerbung wird geprüft»; bei automatischer Dossierauswahl direkt die Zusage |
| Gelb, oder tragbar mit Vorbehalt | In Prüfung | «Bewerbung wird geprüft» |
| Rot | je nach Einstellung Abgelehnt oder In Prüfung | Absage bei Abgelehnt, sonst keine |
| Nicht tragbar (über der Absage-Schwelle) | Abgelehnt | ja, Absage |
Danach prüfen Sie: Sie bewerten das Dossier mit einer Note von A bis D, fordern fehlende Unterlagen an und holen Referenzen ein.
- Fristen: Ein Unterlagen-Link gilt 21 Tage; HELLO OS erinnert bis zu dreimal, alle 3 Tage, und legt Ihnen 72 Stunden nach der letzten Erinnerung eine Aufgabe an. Ein Referenz-Link gilt 14 Tage; Erinnerungen nach 2 und 3 Arbeitstagen.
- Mehr: Bewerbungen & Dossiers, Referenzen & Bonität
5. Auswahl
Sie wählen ein Dossier mit Note A, B oder C mit Vertrag senden bzw. Freigabe anfragen & Vertrag senden. Bei automatischer Dossierauswahl erhält die erste Bewerbung, die Bewertet erreicht, die Einheit.
Ab jetzt hält dieses Dossier die Einheit: Kein anderes lässt sich auswählen. Die übrigen Bewerbungen bleiben offen und erhalten keine E-Mail.
-
E-Mail an die Bewerbenden: die Zusage, sobald der Vertrag hinausgeht. Verlangt das Projekt eine Freigabe, erst nach der letzten Freigabe.
-
Ihr Team: Benachrichtigung «Dossier ausgewählt».
-
Mehr: Freigabe & Vertrag
6. Freigabe
Nur wenn das Projekt eine Freigabe verlangt: zuerst die interne Freigabe, dann die des Eigentümers.
- Freigebende Personen: E-Mail mit den Eckdaten des Dossiers, interne zusätzlich eine Aufgabe. Erinnerungen im eingestellten Abstand.
- Freigegeben: Nach dem letzten Schritt geht der Vertrag automatisch hinaus; Ihr Team erhält eine E-Mail.
- Abgelehnt: Die Bewerbung wird Inaktiv, die Einheit ist wieder frei; Ihr Team erhält eine E-Mail.
- Geht der Schritt an ein Team, braucht die Einheit ein Team. Sonst bleibt das Dossier stehen.
7. Vertrag
Die Bewerbenden erhalten den Vertrag per E-Mail von Skribble und unterschreiben elektronisch. Danach unterschreibt Ihre Seite über den Button im Dossier.
- E-Mails an die Bewerbenden: Erinnerungen nach 24 und 36 Stunden.
- Ihr Team: Benachrichtigungen zu den Vertragsschritten. Offene Unterschriften Ihrer Seite stehen im Portfolio-Cockpit, Reiter Unterschriften.
Hat nach 48 Stunden niemand der Bewerbenden unterschrieben, wird die Bewerbung Inaktiv, und die Einheit ist wieder frei.
8. Mietverhältnis
Sind alle Verträge unterschrieben, wird die Bewerbung zum Mietverhältnis und erscheint unter Mieter. Die Einheit und mitvermietete Parkplätze oder Hobbyräume werden Vermietet.
Ist im Projekt Übrige Bewerber absagen, wenn ein Vertrag unterschrieben ist eingeschaltet, werden die übrigen offenen Bewerbungen Inaktiv und erhalten eine Absage. Sonst bleiben sie offen, und Sie schliessen sie selbst.
Was nach der Unterschrift folgt
Mietkaution. Ist Ihr Projekt an GARAIO REM angebunden, übernimmt unser Partner Homie die Kaution: Sobald Sie ein Dossier ausgewählt haben und der Vertrag in GARAIO REM erstellt ist, meldet sich Homie bei den künftigen Mietenden und begleitet sie bei der Wahl ihrer Lösung, heute Mietkautionskonto oder Kautionsversicherung. Ohne GARAIO-REM-Anbindung regeln Sie die Kaution selbst. Welche Lösung die Bewerbenden bevorzugen, haben sie im Bewerbungsformular angegeben; Sie finden es im Dossier.
Wohnungsübergabe. Das Übergabeprotokoll und die Schlüsselübergabe liegen bei Ihnen als Bewirtschaftung. HELLO OS unterstützt diesen Schritt nicht.