Erste Schritte als Mandantenadmin
Sie sind die erste Person Ihrer Organisation in HELLO OS und haben die Rolle Mandantenadmin. Diese Seite führt Sie in der richtigen Reihenfolge durch die Einrichtung. Planen Sie einige Tage ein: Teams lassen sich erst bilden, wenn Ihre Kolleginnen und Kollegen die Einladungen angenommen haben.
Voraussetzungen
- Beyonity hat Ihren Mandanten angelegt und Sie eingeladen. Die Einladung ist 7 Tage gültig; ist sie abgelaufen, schreiben Sie dem Support.
- Sie wissen, wer in Ihrer Organisation mit HELLO OS arbeiten soll und in welcher Funktion.
Übersicht
| # | Schritt | Pflicht? | Wo |
|---|---|---|---|
| 1 | Anmelden und Konto absichern | Pflicht | Anmelden & Konto |
| 2 | Stammdaten, Rechtstexte und Standards | Pflicht, bevor Bewerbungen eingehen | Organisation: Profil, Abrechnung, Partner, Projektstandards |
| 3 | Benutzer einladen | Pflicht | Benutzer & Einladungen |
| 4 | Teams anlegen | empfohlen | Teams |
| 5 | Portalzugänge und Preise | optional | Portal-Verträge & Kosten |
| 6 | Webhooks | optional | Webhooks |
Danach richten Sie Ihr erstes Projekt ein: Von null bis live.
1. Anmelden und Konto absichern
- Öffnen Sie den Link in der Einladung und legen Sie Ihr Passwort fest.
- Richten Sie unter Einstellungen die Zwei-Faktor-Authentifizierung ein und bewahren Sie die Wiederherstellungscodes sicher auf.
Als Mandantenadmin haben Sie alle Rechte Ihrer Organisation. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist nicht vorgeschrieben, wir empfehlen sie aber dringend.
2. Stammdaten, Rechtstexte und Standards
Öffnen Sie über das Konto-Menü Mandant › Organisation › Profil.
- Prüfen Sie Name und Rechtlicher Name. Den rechtlichen Namen sehen Bewerbende und Besuchende auf den öffentlichen Seiten.
- Klicken Sie auf Mandant speichern.
- Laden Sie unter Projektstandards › Branding das Logo hoch und speichern Sie. Es erscheint auf den öffentlichen Seiten und in erzeugten Dokumenten.
Öffnen Sie dann über das Konto-Menü die Projektstandards. Was Sie dort festlegen, übernehmen alle Ihre Projekte:
- Rechtliches: Links zu Impressum und Datenschutz und die Zustimmungs-Checkboxen für das Bewerbungsformular.
- Kommunikation: die E-Mail-Signatur unter jeder E-Mail an Bewerbende und Interessenten.
- Prüfung: die Schwellen der Tragbarkeit und ob HELLO OS Referenzen selbst anfragt.
- Vertragsbedingungen: Kautionshöhe und Kautionsanbieter.
Impressum und Datenschutz sind Pflicht auf allen öffentlichen Seiten. Und ohne Absage-Schwelle prüft HELLO OS weder Tragbarkeit noch Bonität. Erfassen Sie beides, bevor ein Projekt Bewerbungen annimmt.
3. Benutzer einladen
Unter Mandant › Team & Zugang › Benutzer laden Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen ein. Eine Einladung vergibt eine Rolle für alle Adressen darin; laden Sie deshalb pro Rolle einmal ein.
| Wer | Rolle |
|---|---|
| Weitere Personen, die die Organisation verwalten | Mandantenadmin |
| Vermietung und Bewirtschaftung im Alltag | Operations |
| Controlling und Geschäftsleitung, nur Zahlen | Analyst |
| Ihre IT, wenn Sie Webhooks anbinden | Entwickler |
Die Rolle KI-Agent vergibt nur Beyonity. Was jede Rolle darf, steht unter Rollen & Berechtigungen.
Prüfen Sie nach dem Einladen, ob alle Adressen in der Liste stehen: Bereits eingeladene Adressen werden ohne Hinweis übersprungen.
4. Teams anlegen
Teams legen fest, wer für welche Einheiten zuständig ist. Das Team einer Einheit erhält die Benachrichtigungen zu ihr, kann um Freigaben gebeten werden und bestimmt, was Operations sieht.
Warten Sie, bis Ihre Kolleginnen und Kollegen die Einladung angenommen haben: Nur angenommene Benutzer lassen sich einem Team zuordnen.
Ohne Teams sieht Operations alle Leads, Bewerbungen und Mieter. Mit dem ersten Team sieht Operations nur noch Personen zu den Einheiten seiner Teams. Legen Sie deshalb alle Teams in einem Zug an, weisen Sie jedem alle seine Einheiten zu und nehmen Sie jedes Operations-Mitglied in mindestens ein Team auf.
- Legen Sie pro Zuständigkeit ein Team an, z. B. pro Region oder pro Projekt.
- Wählen Sie Mitglieder und eine Team-Leader.
- Weisen Sie dem Team seine Einheiten zu.
- Geben Sie jedem Team einen Alias, damit man es in Notizen mit
@erwähnen kann.
Kleine Organisationen, in denen alle alles sehen sollen, können auf Teams verzichten. Benachrichtigungen gehen dann an die Mandantenadmins, und Freigaben durch ein Team sind nicht möglich.
5. Portalzugänge und Preise
Inserate erscheinen immer in Ihrem Namen und unter Ihren Verträgen mit den Portalen; die Portale verrechnen sie Ihnen direkt. Ohne eigene Zugangsdaten übermittelt HELLO OS über den Zugang von Beyonity. Haben Sie von einem Portal eigene Zugangsdaten erhalten, etwa einen API-Schlüssel, hinterlegen Sie sie unter Mandant › Integrationen › Portale.
Erfassen Sie dort auch, was jedes Portal pro Inserat kostet. Ohne Preise zeigt der Kostenbericht die Inserate als Kein Preis.
6. Webhooks
Möchten Sie Ereignisse wie neue Leads oder unterschriebene Verträge in Ihr CRM oder Ihre Bewirtschaftungssoftware übernehmen, richtet Ihre IT mit der Rolle Entwickler unter Mandant › Integrationen › Webhooks Webhooks ein. Die technische Beschreibung steht unter Webhooks.
Was Beyonity für Sie erledigt
Projekte, Einheiten, Preise und Status, den Navigator und Schnittstellen zu Ihrer Verwaltungssoftware richtet Ihr Beyonity-Projektteam ein. Siehe Support.